PNL per le Presentazioni ad Alto Impatto - Anteprima del libro di Paolo Borzacchiello

Tutto quello che devi evitare prima e durante una presentazione ad alto impatto

Tutto quello che devi evitare prima e durante una presentazione ad alto impatto.

1 - Mancanza di preparazione

La mancanza di preparazione, in genere, è il più grave degli errori che puoi commettere. Dovresti prepararti al punto da poter fare la presentazione a occhi chiusi: memorizzare ogni slide e ogni passaggio così bene da fare la tua presentazione senza mai girarti a controllare lo schermo. Questo è il livello di preparazione che devi perseguire: poter svolgere la tua presentazione senza mai controllare schermo o monitor. Qualsiasi livello di preparazione inferiore rappresenta un rischio per la riuscita della tua presentazione ad alto impatto. Ricorda: speaker preparato, speaker in stato!

2 - Essere fuori stato

Esser fuori stato significa non avere lo stato d’animo più utile alla presentazione. Se sei nervoso, agitato, impaurito o altro, puoi imparare a gestire la cosa prima di iniziare la presentazione, non durante. Puoi commuoverti, ridere, persino piangere: ma ricorda di gestire sempre le tue emozioni, per il bene tuo e di chi ti ascolta.

3 - Fare modifiche all'ultimo minuto

In generale, una presentazione efficace è tale proprio perché è strutturata in modo ragionato e con un filo logico ben preciso. La sequenza delle slide, il susseguirsi degli argomenti e delle interazioni con il pubblico: ogni cosa è progettata per produrre un determinato risultato, in un momento prestabilito. Ricorda che il cervello funziona secondo schemi molto precisi e per lui la sequenza con cui riceve le informazioni è fondamentale. Se apporti modifiche all’ultimo secondo o se decidi di modificare lo schema portante di una presentazione, rischi di violare sequenze progettate per funzionare. Potresti comunque ottenere un buon risultato, ma senza dubbio inferiore rispetto a quello che avresti ottenuto seguendo lo schema prestabilito o predisponendo per tempo le tue slide.

4 - Parlare troppo di te

Le persone valutano la bontà della tua presentazione anche in funzione di quanto trovano in essa utilità personale. Per questo, se proprio devi parlare di te e della tua esperienza, fallo in modo da lanciare un messaggio che coinvolga chi ti ascolta. Ad esempio: “grazie alla mia esperienza xyz, posso farvi ottenere xyz", “la mia esperienza vi può essere utile per questi e questi altri motivi’’ e così via. In ogni caso ricorda: nessuno viene ad ascoltare la tua storia personale. Vengono per sentir parlare di loro e di cosa interessa a loro.

5 - Troppo di tutto

Ad esempio, troppi dati e poche storie. I dati, annoiano. Le storie, eccitano. E se proprio devi parlare di dati perché è necessario, dedica poco tempo all’elenco dei numeri e concentrati sul “come” si è arrivati a quei numeri. Se racconti una storia, chi ti ascolta sarà interessato! Oppure, troppo testo. Ti voglio rivelare un segreto: le slide non sono documenti di testo. Molte persone confondono le slide con articoli redazionali e scrivono sulla slide tutto quel che scriverebbero in un file scritto. Ricorda: quel che proietti, la gente lo legge. E se leggono troppo, non ascoltano te.

6 - Troppo contenuto da leggere

Uno dei più clamorosi errori che puoi commettere nella preparazione delle slide è quello di farcirle con troppo testo. Considera che il tuo spettatore dedicherà circa 3 secondi a una rapida lettura della slide, dopo di che possono succedere due cose, entrambe svantaggiose per te e per il successo della tua presentazione. La prima, e la più frequente, è che il tuo spettatore decida che c’è troppo testo da leggere e quindi si distragga, distogliendo lo sguardo prima di aver recepito tutte le informazioni. La seconda è che continui a leggere fino in fondo. Questa seconda opzione è altrettanto indesiderabile, perché il tuo spettatore (come te, del resto) può fare solo una cosa alla volta. O legge il testo delle tue slide, o ti ascolta. Per questo, ricorda di inserire nelle slide poche parole, poche o pochissime frasi, pochi concetti (uno per slide va benissimo): non si tratta di documenti di testo, le regole grammaticali valgono poco.

7 - Mettere troppi elenchi puntati

Il cervello non solo non li sopporta, ma non è nemmeno predisposto per comprenderli. Come ci insegna Tony Buzan, l’inventore delle mappe mentali, il cervello pensa in modo radiante (dal centro verso l’esterno) e attraverso le immagini: se vede elenchi puntati, si perde. Lo annoiano e lo distraggono, soprattutto se i punti sono più di tre. So bene che a volte è necessario fare questi elenchi: in ogni caso, se puoi evitalo e inserisci poche idee, chiare, possibilmente scritte al centro della slide. Piuttosto, usa una nuova slide per ogni punto o concetto: le slide sono gratis.

8 - Mettere troppe animazioni

A meno che tu sia un mago degli effetti speciali, devi moderare l’uso delle animazioni, lo le amo particolarmente, fra l’altro, per cui di tanto in tanto mi piace impreziosire le mie slide con qualche particolare effetto. Keynote, il software di Apple per realizzare presentazioni su slide (te ne parlo in modo più approfondito a pag. 175), offre effetti di transizione fra le slide e di animazione del testo davvero notevoli. Allo stesso tempo, come dicevo, ne uso una ogni tanto. Ricorda che l’avvertimento vale sia per le transizioni fra le slide (una tradizionale “dissolvenza” va benissimo nella maggior parte dei casi: è elegante ed eviti di distrarre chi ti segue) sia per le animazioni di immagini e testi (anche perché se hai seguito i punti 6 e 7 dovresti avere davvero ben poco da animare!).

9 - Mancanza di immagini

Il cervello processa le informazioni in modo visivo e questo è il primo importante motivo per cui le tue presentazioni devono contenere molte immagini. Inoltre, le immagini suscitano emozioni e questo è il secondo importante motivo per cui la mancanza di immagini è un grave errore.

Il terzo e ultimo motivo per cui la mancanza di immagini rappresenta un errore che ti si può ritorcere contro è che senza immagini sei costretto a inserire più testo.

10 - Usare il puntatore laser

Il puntatore laser è fastidioso, noioso, vecchio. Rende la tua presentazione molto accademica e tutt’altro che ad alto impatto. Lavora su te stesso e sulle tue slide in modo da poterne fare a meno. E se ti sei abituato nel corso del tempo a usarlo, semplicemente smetti. Se la tua obiezione è che il puntatore laser ti serve per evidenziare qualcosa di importante, la mia risposta è che se è così importante, allora dovrebbe avere una slide dedicata, con il concetto in grande evidenza.

11 - Testi o immagini troppo piccoli

Questo è un errore in cui incorrono moltissime persone, progettando la presentazione “a monitor” e basando la dimensione di testi o immagini sul quel che si vede dallo schermo del computer. Considera che la dimensione del carattere deve essere tale da poter essere vista anche dal fondo della sala e considera che deve tener conto anche del tipo di proiettore che utilizzi. Circa la dimensione migliore da utilizzare, ti consiglio di calibrare direttamente in aula. Prima di presentare (in aula o in una sala riunioni), sistemati nel punto più distante rispetto allo schermo e proietta le tue slide: se riesci a leggerle con chiarezza tu, ci riusciranno quasi sicuramente anche gli altri. In ogni caso: abbonda. Meglio scritte o immagini più grandi rispetto a scritte o immagini più piccole.

12 - Scusarti

Gli imprevisti capitano a tutti. Capitano a me, che ho sulle spalle un numero di ore di aula davvero poderoso, capitano agli uomini di Microsoft, capitano alle presentazioni di Apple, capitano al Presidente degli Stati Uniti: sono più che certo che capiteranno anche a te. Come si dice, gli imprevisti capitano a chi fa le cose. A chi non le fa, capitano molto meno. La differenza sta tutta nel modo in cui li affronti. Se ti scusi perché il computer si blocca, sembrerà che sia colpa tua, anche se non lo è. Soprattutto, se ti scusi dai troppa importanza a quel che sta capitando. Nessuno ti mangerà per un computer che si blocca o per un videoproiettore guasto o per un pennarello che cade, perciò stai tranquillo e, in caso di imprevisto, limitati a sorridere o a stemperare il tutto con una battuta. Evita di scusarti anche quando fai cose naturali, come bere. Se bevi e ti scusi, tutti penseranno che bere è sbagliato. Bevi, e basta.

13 - Essere troppo perfetto

Hai capito bene. Le persone amano chi è se stesso, chi è vero, chi parla con il cuore. A nessuno piacciono i robot o i manichini che hanno sorrisi falsi stampati in faccia e che si muovono come le marionette. Puoi sbagliare, puoi essere impreciso, puoi persino essere imperfetto: basta che tu sia autentico e che parli con il cuore.

Questo testo è estratto dal libro "PNL per le Presentazioni ad Alto Impatto".

Data di Pubblicazione: 30 settembre 2017