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Qual'è il punto di partenza?

Più Vendite in Meno Tempo - Anteprima del libro di Jill Konrath

Scopri il tuo punto di partenza

Tutte le iniziative di cambiamento dovrebbero cominciare con un’analisi approfondita di quello che è il punto di partenza. Dobbiamo sapere esattamente dove ci troviamo oggi - avere un’idea precisa dei nostri punti di forza e dei nostri punti deboli.

Dopo aver annotato tutto quello che ho fatto in una giornata, ero decisamente inorridita. Ma mi rendevo anche conto di avere solo un’istantanea. Mi servivano altri dati. Su consiglio di alcuni esperti di produttività, ho deciso di compilare una scheda dettagliata, registrando quello che facevo a intervalli di quindici minuti. Gli esperti suggeriscono di tenere questa registrazione per un mese e poi di analizzarla per capire esattamente come trascorri il tuo tempo. A quel punto puoi individuare delle aree problematiche e concentrarti su ciò che vuoi modificare.

Sembrava piuttosto semplice. Dopo aver trovato uno schema di riferimento su Internet, ne ho stampate varie copie: ero pronta per partire. La mattina dopo, quando sono scesa in cucina, mi attendeva una scheda bianca. Ho registrato scrupolosamente la mia routine pre-lavorativa. Quando sono andata in un ufficio per iniziare la giornata, sono iniziati anche i miei problemi. Classificare attività come le conference call, la redazione delle proposte o la preparazione dei seminari era piuttosto semplice. Ma visto che cambiavo costantemente attività, era impossibile avere un quadro ben chiaro di ciò che facevo anche in quei brevi periodi di quindici minuti ciascuno.

Per alcuni, prendere nota delle proprie attività è relativamente facile. Per me è una grandissima fatica. Tenere quella registrazione era come avere una catena al collo. Dopo un paio di giorni ho gettato la spugna, con la comoda scusante che quell’esercizio non era stato pensato per i venditori. Il nostro lavoro era troppo diversificato per rendere efficace la rilevazione mensile delle attività.

Erano tutte scuse. Oggi mi rendo conto che in realtà stavo tentando di sabotare il progetto. Facevo finta di non capire la verità - il mio peggior nemico ero io stessa.

Mi è venuta in soccorso un'app

Proprio quando stavo per rinunciare, ho trovato un programma di miglioramento della produttività, intitolato RescueTime, che rileva automaticamente la vostra vita digitale in modo che non dobbiate registrare i comportamenti messi in atto minuto per minuto. Alla fine della giornata, il programma vi dice quanto tempo avete trascorso sulle varie applicazioni (Word, posta elettronica, Excel, PowerPoint) e sui diversi siti Internet.

RescueTime sembrava essere la risposta alle mie preghiere: avrei potuto abbandonare la scheda manuale di registrazione delle attività quotidiane e affidarmi alla tecnologia. Ho deciso di investire nella versione premium (costa pochissimo) per registrare anche il tempo trascorso lontano dal computer. In questo modo avrei saputo anche quanto tempo passavo al telefono, in riunione, negli spostamenti e altro ancora. E avrei potuto fissare degli obiettivi specifici, come ridurre il tempo trascorso su vari programmi o su siti specifici. Avrei avuto ogni giorno un rapporto dettagliato sui miei progressi.

La prima settimana in cui ho usato RescueTime ho lavorato come facevo sempre, in modo da ottenere un quadro realistico del mio punto di partenza personale. I risultati erano drammatici. Stavo al computer tutto il giorno, sprecando spesso del tempo, esattamente come ho spiegato nel primo capitolo. Non c’era da meravigliarsi se non sapevo più dove girarmi ed ero costantemente distratta. Era la verità che non volevo vedere. Ma adesso mi guardava in faccia, in tutta la sua brutalità.

La posta elettronica assorbiva più di tre ore della mia giornata. Ero sempre lì a controllare i messaggi, a scriverli o a leggerli. Ne facevo un utilizzo intermittente e continuo: tre minuti qui, dieci minuti là, per tutto il corso della giornata. Messi assieme, facevano una quantità di tempo spaventosa. E peggio ancora, avevo sempre la sensazione di non riuscire a stare dietro a tutto.

Erano certamente dati interessanti e rivelatori. Finalmente sapevo qual era il mio punto di partenza.

Osservare se stessi

C’è un fenomeno curioso, denominato effetto Hawthorne, che si verifica quando le persone iniziano a monitorare il proprio comportamento. Mentre conducevano un esperimento sulla produttività, i ricercatori di Harvard hanno scoperto che gli esseri umani cambiano modo di operare per il semplice fatto di essere osservati. In molti casi la performance migliora. Ciò accade anche quando registriamo e valutiamo il nostro comportamento.

Dopo la prima settimana di auto-osservazione, è capitato anche a me. Il solo fatto di sapere che RescueTime agiva dietro le quinte come osservatore silenzioso mi ha reso più oculata nella gestione del mio tempo. Quando debordavo dai miei compiti per dare un’occhiata veloce a Facebook, mi rimettevo in carreggiata più rapidamente di quanto non avrei fatto se non avessi tenuto scrupolosamente nota delle mie ore di lavoro.

Alla fine di ogni giorno, controllavo le statistiche per capire come avevo trascorso il mio tempo. Erano informazioni preziose e mi spingevano a continuare. Ho cominciato a darmi degli obiettivi per ridurre il tempo che passavo su Internet. Alla fine sono entrata, per così dire, in competizione con me stessa.

Nelle otto settimane successive, la situazione è lentamente migliorata - finché Linkedln non mi ha definita sales influencer. Per promuovere l’utilizzo della sua nuova app per gli smartphone, gli amministratori di Linkedln hanno cominciato a suggerire ai venditori di “seguirmi”. Nei primi 37 giorni (ma chi li conta?) dopo essere stata nominata influencer, i miei follower sono passati da 19.907 a 52.997.

All’inizio, ero letteralmente ossessionata dalla crescita di quei numeri. Li controllavo ogni ora, a volte anche a distanza di pochi secondi per vedere se c’erano dei cambiamenti. Andavo a controllare la performance dei miei “concorrenti” per capire se i loro numeri crescevano rapidamente quanto i miei. Aggiungevo altri aggiornamenti di Linkedln al mio profilo e passavo del tempo a rispondere ai commenti delle persone.

Ero andata completamente fuori di testa. Le statistiche di RescueTime erano impietosamente negative. Poiché ogni visita a Linkedln mi portava a cliccare su nuovi link, il mio comportamento era addirittura peggiore di quando avevo cominciato. Non volendo fare brutta figura (anche con me stessa), sono arrivata a estendere quel controllo febbrile al mio smartphone. Quella spirale perversa si è finalmente arrestata quando ho scaricato Moment, un’applicazione simile a RescueTime che registrava l’utilizzo dello smartphone. Alla fine mi sono stufata di andare in continuazione su Linkedln, ma ci ho messo un po’ a ritrovare il buon senso.

Conoscere la mia situazione di partenza è stato un autentico risveglio. Quando sai come passi veramente il tuo tempo, non puoi più fare finta di niente. Senza RescueTime e Moment, avrei potuto continuare a illudermi. Sarebbe stato facilissimo dire: “Il mio lavoro è così; le vendite ti obbligano a un impegno costante. Non c’è modo di fare diversamente.”

Ma i dati cambiano tutto. Come ha detto Peter Drucker, il leggendario consulente di management: “Ciò che si misura si può migliorare.” E una grandissima verità. Con quelle due applicazioni, potevo fissare degli obiettivi, rilevare i miei progressi e iniziare a lavorare in modo più efficiente. Alla luce delle statistiche, la posta elettronica era chiaramente il “vizio” che mi dava più dipendenza, visto che assorbiva ogni giorno una quantità esagerata del mio tempo. Doveva esserci un modo più logico per gestirla.

Un esperimento sulla situazione di partenza

Scarica sul tuo computer RescueTime o un programma analogo che rileva l'utilizzo del tempo. Per lo smartphone o il tablet, usa Moment o BreakFree. Non ci vuole molto per metterli in funzione. Poi limitati a lavorare come fai normalmente, senza introdurre alcun cambiamento per un giorno. La mattina dopo dai un'occhiata alle statistiche. Chiediti: “Cosa posso imparare da questa istantanea? Quali cambiamenti potrebbero aiutarmi a diventare più produttivo?"

Estendi la durata dell'esperimento a una settimana - e poi a un mese. Analizza i dati per identificare i trend e le trappole a cui tendi particolarmente. Datti degli obiettivi di miglioramento, come ridurre il tempo trascorso sulla posta elettronica o su Facebook. Poi lascia che queste applicazioni registrino i tuoi progressi. BreakFree ti fornisce addirittura un "punteggio di dipendenza" che puoi cercare di abbassare.

Questo testo è estratto dal libro "Più Vendite in Meno Tempo".

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