Sei sicura d'essere organizzata? Impara come liberare dal superfluo la tua casa come la tua mente, leggendo l'anteprima del libro di Mariagrazia Balducchi.

Raggiungere la nostra organizzazione personale

Essere consapevoli: Siete davvero organizzate?

Giulia, trentasei anni, è responsabile marketing digitale in una nota agenzia di comunicazione. Mi contatta perché sente che qualcosa non sta funzionando nella sua organizzazione personale, mi chiede un corso per migliorare la gestione dei suoi collaboratori. Non mi parla di sé.

Non ci conosciamo e così le chiedo innanzitutto di raccontarmi di lei. Le specifico che questo è il mio approccio. E così inizia a raccontare.

"Da qualche anno sono responsabile dell’area Digital Marketing dell'azienda per cui lavoro. Da prima che rimanessi incinta. Ho avuto due gemelli ma per fortuna abbiamo potuto permetterci da subito una tata. Sono rientrata al lavoro prestissimo perché ne sentivo il bisogno. Mi piace molto il mio lavoro.

La mia fortuna è che sono una persona organizzata: riesco a fare tutto e nessuno può lamentarsi di non ricevere la giusta attenzione da parte mia. A volte richiamo i miei collaboratori più volte in mezz'ora, perché magari ho un'idea geniale e non voglio che si perda.

Per sicurezza, se non siamo in orario di lavoro, li chiamo sul telefono privato. Per me quando non rispondono è uno strazio."

"Arrivo spesso in ritardo ma non è un problema. Tutti ormai lo sanno. Buona parte del mio lavoro consiste nello stare al telefono per risolvere problemi, dare indicazioni e partorire idee. Ho una memoria di ferro. Riesco a tenere in testa tantissime informazioni, infatti non mi scrivo nulla."

Piena di impegni

"Niente di niente?" chiedo, un po’ sorpresa.

"Ho solo un'agenda cartacea dove segno gli appuntamenti" risponde. "Non utilizzo il calendario online perché sul cellulare ci passo fin troppo tempo e lo uso più che altro per monitorare le campagne di comunicazione dei clienti. A volte è capitato che mi abbiano fissato appuntamenti alla stessa ora e nello stesso giorno.

Devo ammettere che faccio fatica a dire di no a una richiesta. Credo che essere sempre a disposizione sia sinonimo di professionalità".

Lascio che le sue parole sedimentino e dopo una breve pausa la invito a proseguire, chiedendole quali sono le maggiori difficoltà che incontra.

"Non amo le sorprese, soprattutto essere colta alla sprovvista da un cliente, senza avere le informazioni necessarie. Allora rimprovero i miei collaboratori perché queste cose non devono succedere. Mettono in cattiva luce sia loro sia me. A volte mi sento costretta a interrompere bruscamente una riunione per non rischiare di accavallare troppe cose.

Devo trovare il modo per migliorare la loro organizzazione, fornirgli i giusti strumenti. Capita che per ricevere dei dati mi facciano attendere troppo". Giulia si ferma e prende una sorsata d’acqua.

Questo genere di colloqui, che io chiamo “interviste involontarie” — nel senso che l’interlocutore è convinto di raccontarmi le proprie giornate, mentre io sono nel pieno di una raccolta dati —, descrivono situazioni solo apparentemente organizzate.

"A casa non è raro che avvii molte attività in contemporanea, come leggere più libri insieme e sistemare i vestiti per il giorno dopo, poi mi ritrovo a non concludere nulla, ciao libri, ciao outfit..". Ride.

Senza limiti

Poi torna seria per dire alcune cose che non sempre riesce a raccontare. "Mi piace il mio lavoro, ma a volte non riesco a mettermi dei limiti. Ho 213 mail non lette. Ormai non ci faccio più caso: mi interessano solo le ultime otto. Mi ero scritta, su consiglio di un'amica, una lista di cose da fare nell'agenda, ma non trovo mai il tempo di guardarla.

Quando cerco di concentrarmi mi viene in mente che sabato pomeriggio c'è la festa del figlio della mia amica. Nel week-end dobbiamo vedere almeno tre coppie di amici. Forse a volte sarebbe più bello passare il sabato insieme ai miei figli e a mio marito, ma come faccio a dire di no ai miei amici?" Cambia tono e si fa cupa in viso.

"Spesso sul lavoro ci sono delle urgenze. Tutti hanno bisogno di informazioni e direzioni che solo io posso dare. Mi chiamano dicendo che abbiamo mancato una richiesta: come è possibile? Cerco nelle mail cosa posso essermi persa. Mail non letta. Devo correre ai ripari.

Ci perdo l’intero pomeriggio fino a quando non realizzo che devo andare a prendere i bambini perché è il giorno libero della tata. Ci sono giornate talmente intense che dimentico di bere un bicchiere d’acqua. Ma non importa. L'importante è far tutto e non perdere un colpo. Mi chiamano tutti e se mi chiamano significa che sono cose urgenti. A volte è il tempo che manca, ma fortunatamente sono una donna organizzata e riesco a fare tutto".

Il troppo stroppia

Trovarsi nella situazione di Giulia non è così insolito. Molte donne non sono consapevoli di tutto quello che fanno fino a quando non si fermano a raccontarlo. Ma cosa manca nel racconto di Giulia? Ci avete fatto caso? Manca il tempo personale, quello tutto per sé.

E mancano le strategie per gestire il carico. Alcune donne ritengono di dover essere a disposizione degli altri, al lavoro e nella vita, mettendosi da parte. Altre sono convinte di stare bene nelle proprie giornate piene, ma poi lamentano carenza di tempo di qualità per sé.

Alla fine, molte si trovano insoddisfatte in ogni caso: perché non riescono a dedicare più tempo al lavoro, a stare di più con la famiglia, a trovare il tempo per se stesse.

Facciamoci questa domanda: è possibile essere disorganizzate pur sentendosi totalmente organizzate? lo credo di sì.

E allora vogliamo iniziare a scoprire cosa si intende per “organizzazione”?

Prima di tutto però, per capire quale sia la nostra organizzazione personale, iniziamo a comprendere cosa non è organizzazione, o meglio, a inquadrare alcune sindromi legate alla disorganizzazione, atteggiamenti non sempre facili da riconoscere perché sanno nascondersi molto bene.

Cosa vi sto dicendo

Dopo migliaia di interviste che ho tenuto nell’ambito delle risorse umane a potenziali candidati, sono arrivata a questa conclusione: molte persone si sopravvalutano ritenendo di essere organizzate. Un'osservazione sostenuta anche da alcune ricerche americane, secondo le quali le persone organizzate nel mondo sono solo il 10-12 per cento, un numero di per sé significativo.

Nessuna donna parlerebbe di sé definendosi disorganizzata, tranne in contesti dove può permetterselo e a patto che rimanga inattaccabile sul fronte lavorativo. Ovvero, poco ci importa se per impegni lavorativi non siamo riuscite a stendere una lavatrice, ma il tema si fa più delicato quando il fatto di avere la mente piena ci porta a dimenticare di leggere una mail importante.

Durante il corso che ho frequentato per diventare consulente di organizzazione personale, ho appreso che esistono alcune sindromi legate all’organizzazione, un tema che mi ha colpito molto e che perciò ci tengo a condividere con voi.

Nulla di clinico, intendiamoci: si parla di “sindromi” per via di una serie di sintomi evidenziati e provocati da cause diverse, fra le quali la cattiva gestione di noi stesse nel tempo.

Attenzione: si tratta di un concetto diverso rispetto alla semplice gestione del tempo. Gestire noi stesse nel tempo significa concentrarci sul nostro modo di vivere il tempo che abbiamo a disposizione.

Abbiamo due strade: vivere in perenne affanno e con la sensazione di non concludere mai niente di veramente importante (il famoso “non ho tempo per...”), oppure trovare il modo, attraverso tecniche e strategie che ci supportino, di utilizzare quel tempo per provare soddisfazioni.

Una giornata rimane sempre di ventiquattro ore, ma noi possiamo cambiare la nostra routine e l'esito delle nostre giornate, e aumentare la nostra percezione del tempo a disposizione.

Data di Pubblicazione: 11 luglio 2023